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A correta apuração e recolhimento do Diferencial de Alíquotas (DIFAL) e da Substituição Tributária (ICMS-ST) em operações interestaduais são cruciais para evitar problemas fiscais, garantir a conformidade com a legislação e manter a operação da empresa saudável. Para te ajudar com esse desafio, reunimos aqui as melhores práticas que você deve seguir para ter um cálculo assertivo e um recolhimento correto.

1. Compreender o RICMS do Estado de Destino

Cada estado possui regulamentações específicas para o ICMS, e é fundamental conhecer o Regulamento do ICMS (RICMS) do estado de destino das mercadorias. Por exemplo, os estados possuem suas alíquotas padrão, mas podem ter regras diferenciadas e regras específicas para determinada classificação de mercadoria ou operação.

Exemplo disso é a tabela da Margem de Valor Agregado (MVA) utilizada para calcular ICMS-ST. O Estado de São Paulo possui uma tabela com os valores das MVAs para os produtos, mas o Estado de Mato Grosso possui três tabelas distintas de MVA , que variam conforme o tipo de empresa.

Portanto, compreender como funcionam o ICMS-ST e DIFAL para cada estado que você faz suas vendas ajudam a evitar erros no cálculo​.

2. Entender o Cenário da Operação

A natureza da operação influencia diretamente o cálculo dos tributos. Cada tipo de venda implica numa modalidade de cálculo. Por exemplo, se a venda interestadual for para uso e consumo, aplica-se o DIFAL, já se for para revenda, entra a Substituição Tributária. Outro fator importante é diferenciar se o destinatário é contribuinte ou não do ICMS, pois isso altera a responsabilidade pelo recolhimento​ no DIFAL.

Em regra geral, quando um fornecedor é enquadrado no regime do Simples Nacional e a operação é passível do recolhimento de ICMS-ST, não se aplica o ajuste de MVA.

3. Recalcular Notas Fiscais já Recolhidas pelo Fornecedor

Empresas que realizam vendas para todas as unidades federativas (UF) tem grandes dificuldades em conhecer a legislação a nível Brasil e de forma recorrente cometem erros na emissão da NFe.

Erros nas notas fiscais resultam em pagamentos indevidos, que podem ser menores ou maiores. A Tributei, por exemplo, já auxiliou empresas a identificarem mais de 15 milhões de reais em impostos pagos indevidamente, mostrando a importância do cálculo assertivo.

Caso sua empresa faça muitas compras interestaduais, é importante recalcular essas NFes já recolhidas, pois erros podem ter acontecido na emissão.

4. Monitorar as Mudanças da Legislação

A legislação do ICMS é dinâmica e sofreu várias mudanças nos últimos anos. A alteração das alíquotas padrão de ICMS, para 2024, em diversos estados seguiu um calendário específico, impactando diretamente os cálculos do ICMS-ST e do DIFAL. Acompanhar as mudanças legislativas é essencial para evitar erros e garantir conformidade​.

5. Compreender todas as Variáveis Envolvidas no Cálculo

O cálculo do ICMS-ST e do DIFAL é complexo e envolve diversas variáveis que devem ser cuidadosamente consideradas para garantir a exatidão. Algumas dessas variáveis essenciais são:

• Alíquotas Internas, Interestaduais e FCP: É fundamental conhecer as alíquotas aplicáveis tanto no estado de origem quanto no de destino. As alíquotas interestaduais podem variar conforme a região e o tipo de destinatário (contribuinte ou não contribuinte do ICMS). Já as alíquotas internas definidas para o estado de destino podem variar de acordo com o produto. Além delas existe o Fundo de Combate à Pobreza que poderá compor o cálculo;
• Margem de Valor Agregado (MVA): A MVA é utilizada para calcular a base de cálculo do ICMS-ST. Ela é definida pelo estado de destino, podendo ser usada a original ou a ajustada, a depender da operação;
• Tipo de Produto e Classificação Fiscal: A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e CEST (para ICMS-ST) dos produtos é uma variável importante, pois a classificação define as alíquotas;
• Regime Tributário: Para o vendedor da mercadoria pode afetar no ajuste da MVA se este for do Simples Nacional e para o comprador podem existir regimes especiais;
• Regimes Especiais: Reduções de alíquota base de isenções podem acontecer para determinados produtos e operações.

Considerar todas essas variáveis e manter-se atualizado sobre as regras e legislações vigentes garante que o cálculo do ICMS-ST e do DIFAL seja correto, evitando problemas futuros com o fisco.

6. Automatizar o Cálculo e Recolhimento com a Tributei

A automação dos processos fiscais com a Tributei oferece inúmeras vantagens:

• Economiza tempo com o cálculo e geração de guias: A Tributei usa o arquivo XML da NFe para calcular várias notas em lote, além de gerar as guias internas e GNRE de forma automatizada;
• Evita cálculos errados: A Tributei possui a legislação de todo o Brasil atualizada, reduzindo o risco de multas e penalidades;
• Evita pagamento de guias em duplicidade: A ferramenta gera remessas bancárias que automatizam o pagamento das guias e evitam pagamentos indevidos;
• Prevenção de problemas logísticos: Evitando que caminhões sejam barrados em postos fiscais devido a problemas de documentação;
• Auditoria de Notas: Com a Tributei, é possível realizar auditorias automáticas das NFe já recolhidas pelo fornecedor, ajudando sua empresa a evitar pagamentos indevidos;
• Simule suas compras antes de realizar: Com o Simulador da Tributei, sua empresa pode simular cálculos para todas as UFs de uma vez, ajudando a identificar o local mais vantajoso para comprar.