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A partir desta quinta-feira (21), empresas que utilizam máquinas de cartão de crédito estarão sujeitas a uma mudança significativa nas obrigações fiscais, isso porque a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) será substituída pela Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), uma plataforma integrada ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e quem utiliza essa forma de pagamento também deverá cumprir a obrigação.

Nesta transição, é essencial entender que as regras de obrigatoriedade na EFD-Reinf permanecerão as mesmas que eram aplicadas à DIRF. No entanto, a frequência de envio passará a ser mensal. Portanto, todas as empresas que utilizam esse método de pagamento precisam declarar as comissões sujeitas ao imposto na fonte, que são retidas pela administradora do cartão de crédito.

Um detalhe importante é que a série de eventos R-4000 será oficialmente introduzida na EFD-Reinf a partir de 21 de setembro, responsável por informações típicas da DIRF, incluindo o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), Programa de Integração Social (PIS) com o fundo do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS-Pasep), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) . No entanto, antes de enviar essa série, as empresas precisam preencher o evento R-1000, que contém informações de identificação e enquadramento tributário.

O não cumprimento dessa obrigação pode resultar em penalidades, portanto, é essencial que os empreendedores verifiquem a conformidade de suas empresas e garantam que os eventos iniciais R-1000 estejam de acordo com os padrões estabelecidos pela Receita Federal.

A obrigação de transmitir a EFD-Reinf se aplica a todas as empresas que realizavam a emissão da DIRF, incluindo pessoas físicas ou jurídicas que tenham pago ou creditado rendimentos com retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte durante o ano-calendário. A exceção são os Microempreendedores Individuais (MEIs).

Esta declaração se torna imprescindível porque as fornecedoras de máquinas de cartão de crédito cobram comissões e realizam a retenção do imposto de renda, tornando necessário que essas transações sejam declaradas. Empresas que contratam serviços de máquinas de cartão de crédito também estão obrigadas a declarar essas transações para permitir que a Receita Federal valide as informações.

A próxima implementação na EFD-Reinf que está gerando dúvidas é a entrada dos tributos federais retidos na fonte, conhecida como série de eventos R-4000. Essas informações incluem IRRF, PIS-Pasep, Cofins e CSLL, que normalmente eram declaradas na DIRF.

Além disso, a transmissão da EFD-Reinf passará por mudanças em seu portal e-CAC a partir de 21 de setembro. Nos primeiros seis meses, a transmissão poderá ser instantânea, mas posteriormente não será mais. Portanto, é aconselhável não deixar a entrega para a última hora para evitar problemas no sistema.

Haverá também alterações nos dados cadastrais da EFD-Reinf, especificamente nos códigos de natureza do rendimento. Isso afetará principalmente os softwares de gestão, que precisam ser atualizados para se adequarem às mudanças.

A transmissão da EFD-Reinf pode ser feita por meio da WebService, onde a empresa deve enviar informações em formato XML e acompanhar a validação ou retorno de erro. Alternativamente, pode ser feita através do Portal Web da EFD-Reinf, gerido pela Receita Federal, permitindo que as empresas preencham, salvem e transmitam o arquivo na mesma plataforma.

Assim como na DIRF, empresas que recebem pagamentos via máquina de cartão de crédito também estarão sujeitas à obrigatoriedade de entrega da EFD-Reinf, com a única exceção sendo os Microempreendedores Individuais (MEIs). Independentemente do porte da empresa ou do volume de transações, todas devem cumprir essa obrigação perante a Receita Federal.

É importante destacar que não cumprir a obrigação de entrega da EFD-Reinf ou entregá-la fora do prazo resultará em penalidades, incluindo uma multa de 2% ao mês-calendário, limitada a 20% do montante dos tributos informados na EFD-Reinf, com um valor mínimo de R$ 500,00.

Finalmente, empresas que preenchem a série R-4000 na EFD-Reinf também deverão entregar a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) em 2024 até as 23h59 do dia 28 de fevereiro, através do Programa Gerador da DIRF da Receita Federal, para as declarações relativas ao ano-calendário de 2023. Fatos especiais ocorridos em 2023, como baixa, incorporação, fusão e cisão, utilizarão o PGD DIRF 2023, e a DIRF será dispensada a partir de 1º de janeiro de 2024.